Del Excel a un sistema de cobranza de agua potable
El organismo operador de agua de un municipio de Durango facturaba y cobraba 18,400 tomas con hojas de Excel. Desarrollamos un sistema web con padrón, contratos, tarifas con y sin medidor, cajas, recibos y reportes de cartera vencida.
- Industria
- Gobierno y servicios públicos
- Ubicación
- Durango
- Año
- 2023
- Duración
- 16 semanas
- Servicios
- Software a la medida
Para el organismo operador de agua potable de un municipio de Durango desarrollamos un sistema web en PHP y MySQL que reemplazó los archivos de Excel: padrón de usuarios, contratos, tarifas medidas y de cuota fija, facturación, cobro en cajas, recibos, reportes y antigüedad de saldos. La emisión de recibos pasó de 6 días a 1 y la cartera vencida a más de 90 días bajó 23 %.
Dónde estaban
El organismo atiende a la cabecera municipal y a 14 localidades. Su padrón vivía en un archivo de Excel por sector, con fórmulas que solo entendía una persona. Cada bimestre, tres capturistas pasaban seis días cruzando lecturas de medidor, aplicando tarifas y armando recibos en Word.
En ventanilla se cobraba con recibos impresos y un cuaderno; el corte de caja tomaba dos horas y a veces no cuadraba. No había forma confiable de saber quién debía, desde cuándo ni cuánto, así que los programas de regularización se diseñaban a ciegas.
Qué hicimos
Desarrollamos un sistema web a la medida en PHP 8 y MySQL, instalado en un servidor del propio organismo con respaldo cifrado externo. El padrón concentra usuarios, tomas, contratos, sectores, rutas de lectura y tipo de servicio: doméstico, comercial, industrial y público.
El motor de tarifas maneja servicio medido por rangos de consumo y cuota fija, más drenaje, saneamiento, recargos y descuentos para jubilados y personas con discapacidad, todo configurable por el propio organismo cuando cambia la ley de ingresos. Las lecturas se capturan por ruta o se importan desde la hoja de los lecturistas.
En cajas, el cajero busca por número de cuenta o nombre, cobra parcial o total y el sistema imprime el recibo con folio; el corte se genera solo, por cajero y por día. Los reportes incluyen recaudación por periodo, padrón por sector y antigüedad de saldos a 30, 60, 90 y más de 180 días, que es la base de los programas de cobranza.
- Padrón de usuarios y tomas migrado desde Excel
- Módulo de contratos y altas de servicio
- Motor de tarifas medidas y de cuota fija
- Captura e importación de lecturas por ruta
- Facturación y emisión de recibos por periodo
- Módulo de cajas con corte automático
- Reportes de recaudación y antigüedad de saldos
- Bitácora de cambios por usuario
- Capacitación a cajeros y capturistas
Cómo se construyó
- 01
Levantamiento
Entrevistas con comercialización, cajas y dirección; revisión de la ley de ingresos y del Excel.
Semanas 1–2 - 02
Padrón y migración
Limpieza de 18,400 registros, duplicados y tomas sin sector.
Semanas 3–6 - 03
Tarifas y facturación
Motor de tarifas, lecturas, recibos y validación contra periodos anteriores.
Semanas 7–11 - 04
Cajas y reportes
Cobro, corte, recibos con folio y antigüedad de saldos.
Semanas 12–14 - 05
Arranque en paralelo
Un periodo completo en paralelo con Excel antes de apagarlo.
Semanas 15–16
Los números
La emisión de recibos de cada periodo pasó de seis días a uno, y el corte de caja diario de dos horas a 15 minutos. Al limpiar el padrón aparecieron 612 tomas activas que no se estaban facturando.
Con el reporte de antigüedad de saldos, el organismo armó un programa de regularización dirigido a las cuentas con más de 90 días de atraso; en el primer año esa cartera bajó de 34 % a 26 % del total por cobrar.
“Antes el cierre de cada bimestre era una semana de horas extra. Ahora lo hacemos en un día, y cualquiera del área sabe usar el sistema, no nada más una persona.”
Preguntas sobre este proyecto
¿Qué módulos necesita un sistema de cobranza para un organismo de agua?
¿Se puede migrar el padrón desde Excel sin perder información?
¿Conviene correr el sistema nuevo en paralelo con el anterior?
¿Tu negocio necesita algo parecido?
Cuéntanos tu situación y te decimos qué haríamos, en cuánto tiempo y cómo lo mediríamos.
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